民事案件

2024-04-10

存證信函有法律效力嗎?怎麼寫才對?寄件人&收件人必看!

鍾欣紘 律師

鍾欣紘 律師

專業律師
存證信函有法律效力嗎?

存證信函有規定的格式嗎?該怎麼寫才正確?存證信函有法律效力嗎?存證信函有格式範本下載嗎?如果存證信函被拒收怎麼辦?存證信函怎麼寄?需要費用嗎?收到存證信函該怎麼辦?存證信函大補帖,寄件人跟收件人都必看!

1. 存證信函是什麼?有法律效力嗎?

(1)存證信函是什麼?

郵件處理規則第 34 條第1項: 掛號信函交寄時,加付存證相關資費,依中華郵政公司規定方式繕寫,以內容完全相同之副本留存郵局備作證據者,為存證信函。

存證信函,也被稱為郵局存證信函,是一種透過郵政系統確認的法律文件,主要功能是證明信件的內容以及寄件和收件的日期,在這個過程中,寄件人、收件人以及郵局本身,每一方都會保留一份存證信函的副本,當事人可以以此證明在特定時間點,特定資訊已得到確實傳遞,以作為保障權利的證據。

(2)寄存證信函有什麼用?

  1. 實現有效的意思表示 在民法中,「意思表示」有對話與非對話兩種形式,而存證信函便屬於非對話形式的意思表示。透過存證信函進行的通知,能有效避免對方聲稱未收到或不知情的問題,可用於契約的解除或終止、撤銷和抵銷等行為。

  2. 表明寄件人立場 在遭遇糾紛或欲要求對方採取特定行動時,存證信函也能起到一定作用。透過存證信函告知對方必須處理的問題,能作為正式的催告或請求,同時清楚表明自身立場。例如,如果對方在網路上傳播不實資訊,當事人可以透過存證信函要求對方停止此行為,否則將提起法律訴訟。

  3. 證據保存 存證信函的最大特點是能將信件內容及寄件和收件時間留存,作為第三方證明,對於未來若有訴訟需求時將起到重要作用。透過郵局的正式記錄,存證信函得以成為證明文件真實性的有力證據。

(3)存證信函有什麼法律效力?

存證信函主要用於正式記錄和傳達訊息,表明發信人的立場或要求,因此,並不具有法律上的直接強制力。不過,如果未來雙方之間的糾紛進展至法律訴訟階段,存證信函亦可以作為證據提交給法院,可以做為證明事件確實發生的證據,或是做為確實有通知對方的證明。不過,存證信函僅是眾多證據類型中其中一種,並不擁有決定性的地位,仍需經過法院確定其在案件中的具體效力及重要性。

2. 存證信函可以自己寫嗎?有固定格式嗎?

(1)存證信函有格式範本嗎?要去哪裡下載?

存證信函無論是手寫還是用電腦打字,只要格式有符合規定,選擇哪種方式都是可以的,重要的是確保其內容清晰、準確,且符合郵局的規定格式。

手寫存證信函

如果想要手寫存證信函,可以直接到郵局臨櫃購買,或是到郵局官網下載後,列印出來再進行填表。在紙本上手寫存證信函時,特別要注意字跡需是清楚可辨的,並遵循郵局所規定的格式要求。

電腦打字撰寫

那關於存證信函能否用打字的?當然是可以的!對於希望電腦打字填寫存證信函的人來說,可以在郵局的官網找到存證信函的模板下載,並在電腦上完成填寫後列印即可。

(2)存證信函怎麼寫?有什麼注意事項嗎?

撰寫存證信函時,可以依循以下四個重點進行檢查,以避免自身權益受損:

  1. 陳述具體事實 存證信函需要基於具體事實,將事件的來龍去脈仔細進行描述。例如涉及金錢交易的糾紛,應具體記錄借款時間、金額等資訊,以及相關的文件證明。此外,若對方逾期未還款或失去聯繫,也需在存證信函中敘述。

  2. 明確表達訴求 存證信函的用途是要清楚傳達您的訴求給收件人。因此,信中需明確告知您希望對方採取的具體行動,像是規定的還款期限或其他措施。

  3. 避免不利自己的表達 因為存證信函可能會在進入法律途徑時,被作為認定案件的證據參考,因此,在撰寫存證信函時,避免使用帶有侮辱性或可能構成威脅的表達,不過若僅是表明要依法追究,並不會構成恐嚇,不必太過擔心。

  4. 設定具體期限 信函中應明確指出對方需於何時前回應或履行相關義務,並說明若未在指定時間內完成,將採取何種行動,如提起民事訴訟或刑事訴訟等。

(3)存證信函怎麼寄?

  1. 準備一式三份存證信函 在寄出存證信函之前,首先需要準備至少三份存證信函,作為給收信人、郵局、自己留存用。有的人可能覺得有電子檔就夠了,不過實際上,即便是自己留存的那一份,也必須實體影印並在郵局進行核章。

  2. 寄件人簽章 為了確保存證信函的正式性,寄件人需要在每份存證信函上清楚地載明自己的姓名和地址,並親自簽名。需要注意的是,每一份存證信函都視為正本,因此不能簽名一份後再去進行影印。此外,為了防止文件被他人抽頁或竄改,信函的縫合處還會被蓋上騎縫章。

  3. 郵局核對寄出 將準備好的存證信函帶到郵局後,向郵局人員說明您的寄送需求。郵局人員會核對您提供的三份存證信函內容是否一致,確認無誤後,郵局會以「掛號附回執」的方式寄出存證信函,如此一來既可以追蹤寄送過程,也能確保寄件的正式性和安全性。

  4. 妥善保管回執 在存證信函寄出後,寄件人會收到一份郵局提供的回執。這份回執不僅載明收件人收件的具體時間,還是未來可能進行訴訟時,證明對方已經收到存證信函的重要證據。因此,寄件人必須妥善保管這份回執,以備不時之需。

(4)如果存證信函被拒收怎麼辦?

當收到因拒收而被退回的存證信函時,要做的第一件事是完整保留被退回的存證信函。信封上會標明退件的原因,如「查無此人」、「遷移不明」、「查無此址」或「拒收」等,被退回的存證信函仍可用作證據使用,因此仍須妥善保存。

如果存證信函因收件人「拒收」而被退回,並且收信人本人無正當理由拒絕接收,該行為仍然被視為合法的送達。也就是即便對方拒收,存證信函的法律效力依然存在,可以作為法律程序中的有效證據。您也可以向法院提出公示送達的申請,透過在公共場所張貼公告或其他方式公開,可以代替直接的文件送達。即使對方避不見面,公示送達也能使您的意思表示擁有法律效力。

3. 收到存證信函怎麼辦?可以不理嗎?

收到存證信函可以不理嗎?

(1)收到存證信函該怎麼辦?

收到存證信函是否可以選擇忽略或是拒收?答案是可以的。不過,雖然單純忽略或拒收的行為不會有任何強制處罰,但在法律訴訟中,拒收或忽略存證信函可能被解釋為「惡意逃避或避不出面」,對於訴訟可能產生不利影響。因此,即使不打算積極回應,也應該謹慎面對可能造成的潛在影響。

即便收到的存證信函內容與事實不符,收件人也應該考慮做出回覆。法院不會僅憑存證信函的內容作出最終判決,但回覆存證信函可以作為重要的證據,有助於澄清事實和表達積極處理立場,因此還是建議進行回覆並表明立場。

(2)存證信函有規定的回覆期限嗎?

從法律角度來看,存證信函本身沒有法律強制力,因此法律規範中也沒有明確規定必須回覆存證信函的期限或時效。不過,寄件人通常會在存證信函中設定一個回覆的期限,並明確告知如果收件人在期限內不進行回覆,寄件人可能會採取進一步的行動,包括提起訴訟等法律行動,因此收件人仍必須注意寄件人給予的期限。

(3)我收到的存證信函不見了怎麼辦?

郵件處理規則第 34 條: 存證信函留存郵局之副本,自交寄日起,由郵局保存 3 年,期滿後銷燬之。

如果寄件人不慎遺失了存證信函,依然可以在存證信函保存的三年期間內,以郵寄憑證或本人有效的身分證明文件,向郵局申請查閱或補發相關證明,向原交寄的郵局提出查閱或補發存證信函的申請。如果是收件人需要查閱或申請補發與自己相關的存證信函資訊,也可以憑掛號號碼和有效的身分證件,向郵局提出申請。

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鍾欣紘 律師

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