勞資糾紛

2024-03-21

面對勞檢不驚慌!律師帶你 5 分鐘看完應備資料

林冠宇 律師

林冠宇 律師

專業律師
什麼情況下企業可能會面臨勞檢?

勞動檢查(簡稱勞檢)常被視為雇主的一大挑戰。不久前,台北市勞動局公布了2023年1至11月的勞檢罰款總額,高達7千餘萬元。這一數字不禁讓人問,勞檢的目的究竟是什麼?什麼情況會被勞檢?勞動基準法的檢查項目涵蓋哪些範疇?勞檢時會提出哪些問題?面臨勞檢時,要做哪些準備?本篇文章將透過律師的專業角度,一次解答關於勞檢的各項疑問。

1. 什麼是勞檢?

勞動檢查(簡稱勞檢)是由各縣市政府勞檢處負責執行的一項重要活動,其主要目的在於確保事業單位遵循勞動法規和規範,以保障雇主與勞工雙方的合法權益。進行這項檢查的專業人員稱為勞動檢查員(簡稱勞檢員),持有專門的勞動檢查證,執行檢查職務。

為了避免雇主在接到檢查通知後,對工作場所進行臨時的調整以規避違法行為的檢查,勞檢通常採取不預先通知的方式進行,即所謂的突襲檢查。這種檢查方式主要適用於以下幾種情況:

  • 對於被認定為「危險性工作場所」的審查或檢查。
  • 涉及危險性機械或設備的檢查。
  • 職業災害的檢查。
  • 經由勞動檢查機構或相關主管機關特別核准的其他情形。

透過這種突擊檢查,勞檢員能更有效地揭露並處理違反勞動法規的行為,從而更好地保護勞工的安全與權益。

2. 勞檢有哪些項目?

明白勞檢的目的及執行者後,接下來將探討勞檢常見的具體項目以及檢查的程序。

(1)勞動檢查的範圍

勞動檢查事項範圍如下:

  1. 依勞動檢查法規定應執行檢查之事項。
  2. 勞動基準法令規定之事項。
  3. 職業安全衛生法令規定之事項。
  4. 其他依勞動法令應辦理之事項。

勞檢的範疇主要分為兩大類:「勞動條件」與「安全衛生」的檢查。這兩方面共同構成了勞動檢查的核心,以確保勞工的工作環境不僅公平合理,而且安全健康。

  • 勞動條件檢查:著重於檢視勞工的薪資是否合法、工作時間是否符合法定標準,以及是否實施了性別工作平等的勞動條件。

  • 安全衛生檢查: 關注於評估工作場所是否採取了足夠的預防措施來避免職業災害,檢查勞工的健康與安全是否有充分的保障。這包括了對防災設備、工作環境的檢測,以及是否有制定並實施適當的安全衛生工作守則。

依據職業安全衛生法第34條,雇主應依本法與勞工代表訂定適合的安全衛生工作守則,向勞檢所報備後公告實施。

(2)勞檢要準備哪些資料?

在進行勞動檢查時,企業必須確保一系列重要文檔的完整與可取得性,特別是那些與勞工相關的紀錄。依據勞動法令,有三種關鍵資料是企業在勞工離職後必須保留5年的:勞工名卡、勞工出缺勤紀錄和工資清冊。這些資料的仔細保存是避免在勞動檢查中遇到問題的關鍵。

  1. 勞工名卡的重要性:勞工名卡包含了勞工的基本資訊,如姓名、入職日期、薪資以及勞保投保日期等。這是公司對每位員工的基本人事檔案,對於確認勞工的僱傭狀態和權益有著至關重要的作用。

  2. 勞工出缺勤紀錄的準確性:紀錄勞工的每日上下班時間至關重要,要特別注意的是依法規定出勤紀錄應該精確到分鐘。不僅僅是記錄工時,這也是確保工作時間合法性和計算加班費的基礎。疏忽這一點,如只記錄到小時或沒有標明詳細時間的打卡方式,都可能會導致勞檢不合格。

  3. 工資清冊的詳細記錄:涉及財務的任何事項都極其敏感,工資清冊更是如此。依勞動基準法第23條規定工資清冊應將工資的發放情況、工資各項目計算方式以及工資各項目總額等事項記入,確保透明度和準確性。這不僅有助於在勞檢中證明企業的合規性,也是維護員工權益的基本做法。

(3)勞檢有哪些程序?

檢查前

  • 勞動檢查原則上不可以事先通知事業單位。
  • 勞動檢查員進入事業單位前,要主動出示勞檢證,並告知本次勞檢目的。

檢查中

  • 勞檢員當場告知事業單位應準備的相關資料,並且確認事業單位的陪同人員身分。
  • 開始查驗後,雇主、勞工及其他有關人員都不可以無故拒絕、規避或妨礙查驗。
  • 勞檢員實施安全衛生檢查時,如果發現勞工有發生危險的疑慮,可以用書面通知事業單位停工。

檢查後

  • 勞檢員要作成紀錄,並告知事業單位違規的事項,提供雇主與勞工遵守勞動法規的建議,最後會請事業單位陪同人員在紀錄內簽名確認。
  • 勞檢員也要向勞檢機構報告檢查結果。

3. 誰會被勞檢?為什麼我們公司會被勞檢?

如何應對勞檢?

(1)什麼情況會被勞檢?

企業面臨勞動檢查的原因多種多樣,但主要可以歸納為三大類:檢舉案件、例行性或時事性檢查、以及基於過往違規紀錄的後續檢查。理解這些原因對於企業來說至關重要,以便更好地準備並應對可能的勞檢。

  1. 檢舉案件

首先,檢舉是觸發勞檢的一個常見原因。任何人若對企業是否遵守勞動法規有疑問,可以通過檢舉方式通知勞檢機關。值得注意的是,檢舉應提供具體的違規證據,以便勞檢機關能夠有效地進行調查。雖然存在一些出於報復目的的惡意檢舉,但這也提醒企業必須始終保持合法運營,以免給不實檢舉留下可乘之機。

  1. 例行性或時事性檢查

其次,勞檢也可能是例行性或因應時事而進行的。這類檢查旨在普遍檢視或針對特定行業的合規情況,無需前置的檢舉或特定指控。例行性檢查是為了確保所有企業均按照法規規定運營,而時事性檢查則通常是為了響應社會關注的特定問題或事件。

  1. 過往違規紀錄的後續檢查

最後,如果企業過去有違規紀錄,勞檢機關可能進行後續檢查以確認是否有所改善。這種檢查強調了持續改進和遵守勞動法規的重要性。企業應將之前的違規作為改善的契機,從而避免未來的法律風險和勞檢。

總結來說,企業應該積極應對勞檢,無論是通過改善勞動條件、保持透明度還是主動解決潛在問題。了解勞檢的原因和流程將有助於企業更好地準備,並確保符合勞動法的規定,從而維護一個公平、健康的工作環境。

(2)勞檢時通常會被問什麼?

勞檢通常以突襲方式進行,由於企業的運作模式和面臨的勞檢原因千差萬別,提前預測勞檢中會被問及哪些問題是一項挑戰。不過,有一點可以肯定:勞檢過程一定會要求事業單位提供各類資料。

以超時加班未支付加班費的情況為例,這種情況下,勞檢員在檢查過程中很可能會要求企業出示勞工名卡、勞工出缺勤紀錄以及工資清冊等資料,以核對是否有超時加班的情況以及加班費是否已經支付。此外,勞檢員還會仔細審查這些資料的完整性和準確性,對於記錄不清或有疑問的部分提出詢問。

企業應時刻準備好面對勞檢,確保所有勞動相關的記錄和文件都是最新且完整的。這不僅包括勞工的工時和薪資記錄,還應包括安全衛生標準的符合性、勞保投保狀況等。

通過這些準備,即使面對突然的勞檢,企業也能夠展示其遵守法令的情況,減少違規的風險。

(3)企業應如何應對勞檢?

面對勞檢,以加班為例,事業單位必須事先做好充分的準備和自我檢視,以確保符合法規要求並能有效應對檢查。以下是一些實用的準備建議,各事業單位可以檢視平時有沒有做到下列事項:

  1. 完善文件管理

首先,事業單位應定期檢視並更新公司的管理規章及所有法定文件,包括但不限於勞工契約書、工時記錄和薪資發放記錄。這些文件在勞檢過程中是勞檢員會要求查看的基本資料,因此保持其完整性和準確性至關重要。

  1. 符合政府要求

針對特定的勞動管理項目,如女性夜間工作、變形工時安排以及工作規則等,事業單位應確保這些項目已經按規定向勞工局進行了備案。這不僅是遵守規定的表現,也能在勞檢時證明企業已經履行了法定義務。

  1. 加班管理的透明化

對於加班安排,企業應確保每次加班都有明確的同意,包括加班的原因、時間,並由勞工個別簽字同意。無論是紙本還是電子文件,都應妥善保存,以便在勞檢時提供證明。這不僅有助於規範加班管理,也為企業和勞工雙方提供了明確的法律保障。

4. 對勞檢結果不服可以怎麼做?

在對勞動檢查結果不滿意的情況下,事業單位可以透過兩種不同的法律救濟途徑,以挑戰或尋求重新評估該結果。

  • 提起訴願
    若事業單位對於勞動檢查通知書的結果感到不滿,有權在該通知書被送達之日起30天內,直接向負責該檢查的勞動檢查機構所屬的上級機關提出訴願。這一過程允許事業單位通過正式的訴願途徑,尋求對勞動檢查結果的重新評估。

  • 提出異議
    此外,事業單位還可以選擇在勞動檢查結果通知書送達的次日起10天內,對該檢查結果向勞動檢查機構直接提出異議。這提供了一個較為迅速的途徑,讓事業單位可以對檢查結果表達立即的反饋和不滿。

這兩種救濟方式為不同意勞動檢查結果的事業單位提供了正式的途徑,以便事業單位能夠在法律框架內爭取自己的權益。無論是選擇訴願還是提出異議,事業單位都應留意相關的救濟期限,並按照規定的程序和要求,準備充分的證據和資料來支持自己的立場。

5. 公司違反勞基法要如何檢舉?

當面對未支付加班費等勞動權益問題時,勞工有權向勞動檢查處提出檢舉或申訴。為了保障自身權益,以下是幾個可用的勞檢申訴管道,幫助勞工在遇到違反勞動法規的情況時能夠及時採取行動。

(1)勞動部免費申訴專線

勞動部設有免付費申訴專線,號碼為1955。這是全國性的申訴管道,勞工可通過此專線向勞動部直接報告勞動問題,包括未支付加班費等各類勞動權益侵害情況。

(2)勞動部職業安全衛生署意見信箱

除了電話申訴外,勞動部職業安全衛生署還提供了線上意見信箱,。透過線上信箱,勞工可以提交書面的申訴或檢舉,方便記錄和追蹤案件進度。

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